Аудит автоматизации для торговой компании: нашли 6 точек потерь и составили план
Торговая компания, 18 человек
Задача
Много ручной работы, но непонятно с чего начать. Три идеи с неясным приоритетом. Страх вложить деньги не в то.
Решение
Трёхдневный аудит: интервью с командой, анализ реального рабочего дня. Нашли 6 точек потерь с оценкой в деньгах и сроками окупаемости.
Результаты
Результаты в процессе формирования.
Ситуация
Оптовая торговая компания, 18 человек. Руководитель понимал, что «много ручной работы», но не мог сформулировать конкретно: что автоматизировать, в каком порядке, сколько это стоит. Было страшно вложить деньги не в то.
До аудита было три идеи: внедрить CRM, автоматизировать склад, сделать новый сайт. Все три казались важными одновременно.
Как проходил аудит
Три дня: интервью с менеджерами, закупщиком, бухгалтером и руководителем. Смотрели, как реально выглядит рабочий день — не по регламентам, а вживую. Фиксировали каждую ручную операцию и время.
Отдельно проанализировали текущие инструменты: Excel-таблицы, переписку в WhatsApp, 1С. Нашли дублирование данных в трёх местах одновременно.
Что нашли
Шесть конкретных мест, где компания тратила время и деньги: ручная передача заказов из WhatsApp в 1С (2 часа в день), согласование счетов через пересылку в мессенджере (задержки до суток), ручная выгрузка остатков для менеджеров (каждое утро 40 минут), нет автоуведомлений клиентам о статусе заказа и другие.
Для каждой точки — оценка стоимости в деньгах, стоимость автоматизации и срок окупаемости. Три точки окупались меньше чем за 2 месяца.
Результат аудита
Руководитель получил конкретный план с цифрами вместо абстрактного «надо автоматизировать». Стартовали с двух быстрых побед — передача заказов и уведомления клиентам. Сайт и CRM — следующий этап через 3 месяца.