Автоматизировали создание договоров в транспортной компании
Транспортная компания, 8 менеджеров
Задача
Ручное заполнение договоров и накладных в Word: 30–40 минут на комплект. Частые ошибки в реквизитах. 10–15 новых договоров в неделю на каждого менеджера.
Решение
Генерация полного комплекта документов из Битрикс24 нажатием кнопки. Реквизиты из СБИС без ручного ввода. Автоотправка клиенту на почту.
Результаты
Результаты в процессе формирования.
Ситуация
Транспортная компания занимается грузоперевозками по России. 8 менеджеров по продажам. Каждый новый клиент — договор, транспортная накладная, счёт. Документы заполнялись вручную в Word по шаблону: копировали реквизиты из переписки, вбивали маршрут, ставили дату, меняли сумму. Одна ошибка в ИНН или названии организации — переоформление, потеря времени, иногда недовольный клиент.
Менеджер тратил 30–40 минут на полный комплект документов для одного клиента. При 10–15 новых договорах в неделю на каждого — это несколько часов только на бумаги.
Что сделали
Настроили генерацию документов из Битрикс24: в карточке сделки уже есть реквизиты контрагента, маршрут, вес, стоимость. Нажатие одной кнопки — система подставляет все данные в шаблоны Word и формирует ZIP с полным комплектом.
Шаблоны отредактировали вместе с юристом компании: добавили все нужные поля, согласовали форматирование. Реквизиты берутся из справочника СБИС — не нужно вводить вручную и ошибаться.
Готовые документы автоматически прикрепляются к сделке и отправляются клиенту на почту.
Результат
Время оформления документов: с 35–40 минут до 2–3 минут. Ошибки в реквизитах практически исчезли — данные берутся из верифицированного справочника. Менеджеры стали успевать больше общаться с клиентами вместо заполнения бумаг.